Ett bra intryck av ett företag börjar redan i entrén. Den kund eller gäst som känner sig professionellt, snabbt och väl mottagen får en smidig och positiv upplevelse och därför är det värt att satsa på ett bra besökssystem som uppfyller de höga krav dina gäster kan förvänta sig.

Besökssystemet på ett företag har flera syften. Det ska hjälpa företagets medarbetare att få ett meddelande om när deras gäster har kommit till företaget så att de kan möta upp sitt besök i receptionen, hälsa välkommen och visa vägen till mötesplatsen. Att ha koll på besökare är också viktigt ur både säkerhets- och brandsynpunkt:

”För större arbetsplatser och för arbetsplatser med särskilda risker ska man göra upp planer för hur man ska utrymma lokalerna om det skulle börja brinna”.

Om externa besökare kan komma in på företaget utan att uppge namn och besöksmottagare finns risk för att stölder lättare kan genomföras. Vid en brand ska det kunna kontrolleras att alla har kommit ut ur lokalerna.

Digitalt besökssystem

För bara några år sedan använde många företag ett besökssystem med en loggbok i pappersformat där besökare skrev in sig och sedan fick en besöksbricka av receptionisten. Detta system krävde tid av personalen i receptionen. Numera är det vanligt att besöksanmälan sker digitalt istället. Den som ska ta emot besök mailar till receptionen eller lägger in besökarens namn i företagets besökssystem på intranätet. När besökaren anländer skriver han eller hon in sig på en skärm i receptionsområdet varpå en besöksbricka automatiskt skrivs ut i receptionen. Samtidigt får du som väntar besök ett sms och/eller mail att din besökare har anlänt. Digitala system är mycket smidigare och mindre resurskrävande än gamla tiders pappersversioner.

Vissa besökssystem har tagit det hela ett steg längre genom att besökaren, när han eller hon föranmäls, får en [QR-kod: https://sv.m.wikipedia.org/wiki/QR-kod] som sedan scannas när besökaren är framme på företaget. Din besökare behöver inte knappa på någon skärm utan allt sker på bara någon sekund- vilket ger en hint om hur effektivt ditt företag kan vara att göra affärer med!