I alla företag förekommer dokument innehållande hemligt material som inte får hamna i fel händer. Dessa dokument kan exempelvis ha att göra med hur en viss tillverkningsprocess ser ut, om det handlar om ett tillverkande företag, eller ingredienser i ett recept som gör produkten unik. Det kan också gälla viktiga processer i ett tjänsteföretag som är rena konkurrensmedel mot konkurrenterna. Oavsett vad dokumenten innehåller; är det något hemligt så ska naturligtvis inte fel personer läsa dem. Hur undviker man då detta?

Förstör dokumenten snabbt och effektivt

För att undvika att andra personer än de som berörs av informationen ska lägga vantarna på viktiga dokument, är det vettigt att förstöra de dokumenten. Själva informationen ligger ju ändå lagrad i företagets IT-system, så det är inget som helt försvinner i alla fall. Det är just när dessa hemliga data hamnar på papper som detta riskerar att få fötter. En viktig del av företagets utrustning är därför en större dokumentförstörare, som snabbt och effektivt strimlar dokumenten till oläslighet. Detta ger företaget en stor trygghet genom förvissningen att inga hemliga utskrifter lämnar arbetsplatsen. Gör dokumentstrimlandet till en rutin på företaget, så minimeras risken att hemligheterna sprids. Självklart bör alla titta till en extra gång på det som strimlas, och försäkra sig om att informationen finns lagrad på servern.

Ett flertal olika varianter

Precis som med mycket annat så finns en mängd olika dokumentförstörare att välja bland, för att matcha alla tänkbara behov. Genom företag som selltech.se kan du få tag på varianter som är anpassade för verksamheter. Här kan du själv välja den variant som passar ditt företag bäst. De riktigt avancerade apparaterna kan dessutom strimla CD- och DVD-skivor; detta är riktigt användbart eftersom mer information än vad du kanske tror finns lagrade på den här typen av media.

Hantera hemliga dokument rätt

De hemliga dokument som inte ska förstöras bör behandlas på rätt sätt för att de inte ska hamna hos fel person. Här bör det finnas en rutin på företaget där dessa dokument exempelvis sätts in i pärmar och därefter lagras på rätt sätt – helst i någon form av låst valv dit enbart vissa personer har åtkomst. Tänk först efter om dokumenten bör finnas i pappersform över huvud taget; gör detta någon nytta om de ändå (förhoppningsvis) lagras digitalt?